Retour sur deux jours qui ont failli faire basculer USI 2016.

Par Nelly Grellier, Responsable évènement USIEvents.

PhotoHeart: LES VISAGES D'OCTO &emdash;

USI s’est terminé il y a quelques jours.

Je navigue encore entre l’excitation et l’adrénaline des deux jours de conférences et le blues qui me saisit chaque année, chaque fois un peu plus fort. Avant que l’on s’embarque dans ce moment de communication que l’on appelle le “post-event”, j’avais envie de partager avec vous la retrospective de 36h de rebondissements, que toute l’équipe organisation a vécu depuis le vendredi 3 juin.

 

Vendredi 3 juin – 14h

Avec 8 ans de préparation de la conférence derrière moi, je commence à mieux appréhender les derniers jours d’organisation. Cette année, tout était bien rodé. Ce vendredi devait être consacré au calme, aux derniers détails, à la coordination avec l’ensemble des acteurs USI 2016.

 

Vendredi 3 juin – 14h30

Appel d’Alex de l’agence Brainsonic à propos de la très médiatisée crue de Paris.

RAS : l’entreprise VIParis (à qui nous louons les salles du Carrousel du Louvre pour USI) est confiante, et le Carrousel n’est pas touché par cette montée des eaux  – malgré les mesures préventives prises par le musée du Louvre pour décrocher ses oeuvres. D’ailleurs, il héberge ce vendredi un évènement.

“On est larges… presque un mètre avant de s’inquiéter”. Aucun risque, la crue n’aura pas raison de nous, nous blaguons même entre nous.

 

Vendredi 3 juin – 15h00

Je décide de rassurer l’ensemble des participants qui, eux aussi, ont vu la nouvelle dans les medias : un bandeau d’information sur le site internet est mis en place. Mon équipe, très réactive, s’en charge rapidement. Une communication aux collaborateurs d’OCTO (ndlr : entreprise organisatrice d’USI) suit.

 

Vendredi 3 juin – 17h30

Deuxième appel d’Alex, moins rassurant : “Nelly, il semblerait que nous ayons une situation. Nous avons un appel programmé avec les responsables des lieux à 18h. Il me parle de solution de repli. Ils se sont trompés dans les prévisions à cause d’une defaillance dans la station hydrométrique de Paris-Austerlitz.

Panique.

Situation… Repli… Bref, l’horreur.

 

zouavebon

 

Vendredi 3 juin – 17h35

Branle-bas de combat.

Je m’inquiète d’abord de savoir comment je pourrai me libérer et m’assure que mon organisation personnelle me permette d’affronter et gérer au mieux cette crise.

Faire garder ma fille ce week-end : OK. Organiser ensuite les appels, se répartir les rôles et communiquer très rapidement à François (CEO OCTO Technology, USI Curator) la situation… En 20 minutes les premières actions sont lancées, au cas-où (parce qu’à ce moment, je n’y croyais pas encore !).

 

Respirer.

 

Vendredi 3 juin – 18h

Conf call. Six personnes s’appellent. Nous savons tous que les prochaines minutes seront intenses, mais que chacun doit garder son calme et consacrer toutes ses facultés et son intelligence à la recherche de solutions.

Nous avons tous connu ce genre d’annonce. 5 minutes en tout, mais 4min30 durant lesquelles on vous explique le pourquoi, le contexte, en mélangeant des termes scientifiques et administratifs, comme pour se rassurer :  “arrêté préfectoral”, “prévisions”, “procédures d’urgence”, “fermeture jusqu’à nouvel ordre” avant de vous communiquer le quoi, la décision… ou plutôt ici le couperet.

 

“Le Carrousel du Louvre n’est pas en mesure d’accueillir votre évènement.

Nous sommes désolés…”

 

Ouch.

“… mais nous pouvons vous proposer le hall 2 du Palais des Congrès qui est libre demain. 5000 m2 de plateau, deux amphithéatres de 825 et 650 personnes  plusieurs salles dont une de 350 personnes.Ce n’est pas une solution idéale, mais votre évènement pourrait avoir lieu. Les équipes du Carrousel et du Palais des Congrès pourraient vous accueillir demain à 8h30 pour découvrir le lieu.”

 

palaisdescongresbon

 

Vendredi 3 juin- 18h30/23h

C’est fou comme on s’adapte rapidement à la fatalité.

Aidée de François, j’adopte un discours rassurant auprès de mes équipes : “on va y arriver, on peut le faire, ça nous arrêtera pas”. Très rapidement toutes les équipes organisation (techniques, agences, prestataires, Octos…) ont adopté le même ton, la même cadence et le même refrain “On est la, on va offrir la meilleure expérience aux participants, quoiqu’il nous en coûte”.

Respect.

Mail. 10 personnes en copie. Rendez-vous à 8h30 au Palais des Congrès.

 

Vendredi 3 juin – 23h

Après avoir passé mon temps entre téléphone, sms et mails pour coordonner toutes les actions de cette crise, je trouve enfin le moment de dîner. Réaliser. Et commencer à en rire avec un recul qui me surprend encore…

 

Samedi 4 juin – 8h00

Pré-réunion avec nos partenaires proches pour prendre la température. Branchés sur Vigicrue, nos premières réactions sont de croire encore à une ouverture du Carrousel. Mais VIParis est ferme : c’est impossible. La préfecture ne prendra pas le risque en si peu de temps.

Sont présents tous les métiers nécessaires pour USI : gestionnaire de la salle, organisation OCTO, agence logistique/technique Brainsonic, Bernard (agence évènementielle Draw me an event), technique, son, lumière…

 

Samedi 4 juin – 8h30/10h

Découverte des espaces disponibles. On reste positifs, mais la situation est délicate. Faire rentrer USI dans un autre espace que le Carrousel du Louvre, sur lequel nous travaillons depuis 6 mois, est douloureux pour tout le monde.

Et les mauvaises surprises s’enchaînent : pas de salle plénière pouvant accueillir 1500 personnes pour les keynotes, les espaces sont sur plusieurs étages, le lieu est grand et a moins de charme que le Carrousel, notre scénographie n’est pas adaptée à l’espace… Il faut tout réinventer. Les semi-remorques sont chargés, prêts à partir (rappel : le montage USI aurait du commencer à minuit le même jour), il est impossible de commander un autre matériel.

“Offrir la meilleure expérience aux participants, quoiqu’il nous en coûte”. La promesse sera dure à tenir.

 

Samedi 4 juin – 10h30

organisation-usi

Premier point de synchro. Trois scenarios ont été imaginés pour USI en fonction des espaces. Des versions dégradées où l’on doit mettre en face l’expérience participants et la faisabilité technique et financière.

Le temps manque. En cinq minutes, nous devons choisir l’un d’entre eux, sinon il ne sera impossible de garantir un montage à minuit. Notre choix s’est porté sur celui qui assurera la faisabilité de l’évènement lundi, mais n’aura pas de salle plénière de 1500 places.

Quand on sait qu’USI pour nous est un évènement 100% contenu… je vous garantis que la décision nous a fait mal pour les 500 personnes qui auraient suivi les keynotes en retransmission.

 

 

Samedi 4 juin – 11h00

Toutes les équipes s’organisent. ContPoint de synchro de l'organisation de la conférence USIraintes techniques, plan d’implantation, parcours participants, scénographie… Notre cellule de crise de 10 personnes s’active pour la mise en place de ce plan B.

Côté équipe USI – François, Charlotte de l’orga, Sophie la DA et moi –  l’heure est à la confiance envers nos partenaires. Des bureaux par compétences se mettent en place naturellement. Nous sommes là pour décider, aiguiller, scenariser et communiquer.

Ce dernier point est important : USI aura bien lieu, nous le savons, mais – toujours branchés à Vigicrue et ses prévisions en baisse – nous carressons enfin l’espoir d’avoir le choix entre le Palais des Congrès et le Carrousel. Notre communication sera donc rassurante, transparente sur le maintien d’USI, mais sans donner d’adresse…

 

Samedi 4 juin – 12h00

Quarante-cinq minutes pour écrire un mail. Exercice encore plus difficile que je ne l’imaginais.

Tous les mots ont été pesés pour que les deux lieux puissent être envisagés.

Mobilisation de toute l’équipe à distance : développeurs, graphistes, vente et organisation. Même si elle nous offre un léger espoir, notre situation reste la pire version d’un scenario de crise.

 

Samedi 4 juin – 12h00-16h00

La situation a empiré depuis le début de la journée : nous devons maintenant imaginer deux lieux dans lesquels USI pourrait se dérouler. Avancer sur le scenario “Palais des Congrès” permet d’assurer le maintien d’USI, mais nous coûte sur l’excellence de l’expérience du Louvre.

En fonction de l’adresse finale, nous devons concevoir deux fois plus de supports visuels, préparer les communications et informations pratiques, changer les directives pour tous les livreurs, le matériel technique et la scénographie (lumières, son, gradins ou non, câbles, caméras)… et balayer tous les micro-détails qui feront, nous le savons bien, toute la différence pour la fluidité de l’expérience le jour J.

Toute l’équipe travaille sur site ou à distance pour sécuriser USI.

 

Samedi 4 juin – 16h00

Réunion en petit comité demandée par les responsables VIParis. Confirmation de nos prédictions : la crue baisse, mais nous n’aurons pas la décision finale de pouvoir jouer au Louvre avant 18h.

De l’autre côté, tous nos partenaires techniques nous communiquent leur deadline. Après 19h, il ne sera plus possible de changer de cap : on s’engage sur un lieu, point final. Sinon, aucune possiblité de montage à minuit. Et donc pas d’USI lundi.

 

Samedi 4 juin – 18h00

Troisième point de synchro : la crue a suffisamment baissé (passant en dessous des six mètres) pour que le Carrousel puisse réouvrir demain. Mais… il pourrait tout aussi bien fermer à nouveau dès lors que la crue dépasse cette limite ! Révision de la décision toutes les 24h pour assurer la sécurité des personnes.

Il est donc possible que nous assurions le montage dimanche soir mais qu’à 20h le Carrousel referme, assurant l’annulation des deux jours d’USI, la déception de toute l’équipe et la perte des sommes engagées !

 

Samedi 4 juin – 18h30

Après 24h d’ascenseur émotionnel, c’est étrange comment la pression se gère naturellement toute seule. Malgré les doutes et les peurs, nous décidons de faire confiance aux prévisions (et à la chance !) pour repartir sur notre plan A : USI au Carrousel du Louvre.

Quand on connait l’histoire de la crue, on se dit que cette décision était la meilleure… Mais je vous assure que samedi à 18h30, rien n’était gagné, et que cette décision s’apparentait plus à un coup de poker. Croyez-moi…

 

Samedi 4 juin – 19h00

Quatrième point de synchro : décision communiquée à la cellule de crise.

Remerciement pour le travail de titan effectué en dix heures, que nous avons dû jeter à la poubelle.

Mais cette fois avec le sourire !

Les équipes techniques ne tardent pas puisque certaines doivent débuter le montage dans quatre heures… et s’assurer qu’on ne dégrade pas trop l’expérience prévue, depuis six mois, au Carrousel.

 

Morale de l’histoire ?

En situation d’urgence, il est difficile d’en formuler une. Voilà neuf ans que j’organise USI avec mon équipe. Chaque année avec encore plus de partenaires, plus de prestataires, plus de personnes impliquées dans la construction de cet évènement cher à OCTO, puisque nous y mettons nos tripes, notre énergie, notre âme.

Ce billet de blog a pour objectif de remercier les 150 personnes qui, dans l’ombre, imaginent, conçoivent et bâtissent littéralement USI, avec nous, et ce depuis plusieurs années.

Bravo à la team OCTO qui a su se mobilier pendant 4 jours pour garantir le succès de l’évènement : François, Joy, Natalie, Caro, Sophie, Camille, Charlotte, David, Anne-Sophie, les deux Antoine, Michel, les chairmen, nos photographes…

Merci à Brainsonic (Alexandre, Cyril, Pierre, Jerry, Vannh et tous les autres), Damien (et ses équipes), Ben et Magnum pour la technique (gigantesque pour un tel évènement), Jean-François, Rodrigue et toute l’équipe Match Event, Bernard et toute l’équipe déco,  Ferhat, Sidi et Agnès et toute l’équipe Viparis, Delphine et Hors clichés pour leur soutien, et Darius et Fleurs de Mets pour la partie traiteur !

 

brainsonic  magnum       matchevent         viparis            horscliche      fleurdemets

 

Merci à vous, pour votre professionnalisme, votre solidarité, votre réactivité et votre bonne humeur. C’est aussi grâce à vous qu’USI a autant de succès ! Avec vous, nous avons réussi l’impossible – ou presque – ces derniers jours.

 

Photo équipe organisatrice de la conférence USI 2016

 

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